Pursaklar Belediyesi

Türkiye'nin tebessüm şehri

11 Mayıs 2017 Perşembe

Yazı İşleri Müdürlüğü

Görev Yetki ve Sorumluluk
Görevleri
MADDE 6- Yazı İşleri Müdürlüğü;
1-Meclis ve Encümen Toplantılarının sekreterya görevini yapmak,
2-Belediye Başkanı tarafından belirlenen Meclis gündemini ilgili mevzuat hükümlerine göre Meclis Üyelerine ve halka duyurmak,
3-Müdürlüklerin, Meclis ve Encümen gündemine alınması için gönderdikleri önerileri Başkanlık Makamına sunmak, eksik olan evrakları Müdürlüğüne iade etmek,
4-Meclisin devamının sağlanması Meclis Üyelerinin toplantılara gelip gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla hazirun  cetvelini hazırlamak,
5-Meclis İhtisas Komisyonlarının çalışmalarında görev yapmak üzere yeterince raportör görevlendirmek,
6-Meclis Zabıtlarını çözmek, karar ve raporları yazmak, tutanakları aslına uygun düzenlemek, imza işlemlerini tamamlatmak, alınan tüm kararlar için yasalarda öngörülen süreler içinde gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,
7-Meclis çalışmaları ve müzekkerelerini dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlemek,
8-Belediye Başkanı tarafından hazırlanan gündemi çoğaltarak Encümen Üyelerine dağıtmak,
9-Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar defterine kayıt etmek,
10-Encümence usul ve esas yönünden eksik ve uygun görülmeyen evrakları müdürlüğüne iade etmek,  
11-Encümence verilen kararların anında encümen karar defterine yazılmasını ve toplantı sonunda encümen başkanı, üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak varsa encümen kararına katılmayan üyelerin gerekçelerini karar metnine ve karar defterine aynen yazılmasını sağlamak,
12-Encümeninin salt çoğunluk olmaması nedeniyle toplanamaması halinde, durumun karar defterine yazılmasını sağlamak,
13-Günlük olarak Belediyemize posta yoluyla veya  resmi kurumlardan, elden gelen ve vatandaşların belediyemiz sunmak üzere getirdikleri dilekçe ve evrakların ilgili makam ve müdürlüklere, içeriğine göre akışını sağlamak,
14-Belediyemize gelen elektrik, su, doğalgaz, telefon, cep telefonu, internet abonelikleri fatura ve mahsuplarının ilgili müdürlüklere süresinde ulaştırılmasını sağlamak,
15-Belediyemize gelen posta çekleri, iade edilen iadeli taahhütlü zarfların ilgili makam ve müdürlüklere akışını sağlamak,
16-Belediyemiz müdürlüklerinden resmi kurumlara gidecek olan bazı evrakların evrak tevzii memuru kanalıyla, belediyemiz müdürlüklerinden posta yoluyla gönderilmesi istenilen zarfların PTT kanalıyla gönderilmesini sağlamak,
17-Müdürlüğümüzün Basın İlan Kurumuna giden ilan evraklarının takibini yapmak düzenlenen faturaları teslim almak, konu ile ilgili avans iş ve işlemlerinin takibini yapmak,
18-Belediye birimlerinden gelen ilan ve duyuruların yayımlanması, belediyemiz ilan panosunda asılmasını sağlayarak bu işlemlere ilişkin tutanak ve raporları ilgili birimlere iletmek,
19-Kent Konseyi sekretaryası görevlerini yürütmek,
20-Dosyalama ve arşiv görevlerini yürütmek,
21-Resmi nikah başvurularını alır ve tüm Nikah işlemleri ne ilişkin işleri yürütmek,
 
Müdürün görev yetki ve sorumluluğu;
MADDE 7- Yazı İşleri Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olup;
1-Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
2-Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,
3-Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,
4-Personelinin tüm özlük işlemlerini yürütmek ve işe gelip gidişlerin takibini yapmak,

5-Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek,
6-Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlamak,
7-Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlatmak,
8-Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
9-Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili Yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek,

10-Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.
 
İdari ve Mali İşler Birimi
MADDE 8- İdari ve Mali İşler Birimi;
1-Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,
2-Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,
3-Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,
4-Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
5-İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak,
6-Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek,
7-Meclis ve Encümen üyelerinin puantaj, ödenek ve Hakkı-Huzur tahakkukunu yaparak zamanında ödenmesini sağlamak,
8-Resmi Gazete ve günlük gazetelerdeki ilan ve duyuruların yayımlanmasını sağlamak, bunlara ait avans işlemlerini yürütmek sonucundan ilgili müdürlüğe bilgi vermek,
9-Mahkemeler, kurumlar ve kuruluşlardan ilan edilerek halka duyurulması gereken yazıları belediye ilan panosunda süresi içinde ilan etmek, bununla ilgili tutanakları tanzim ederek ilgili birimlere bildirmek,
10-Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve başkanlık emirlerini ilgili personele ve birimlere duyurmak,
11-Belediyeye gelen ve birden fazla birimi ilgilendiren genel evraklarda, ilgili birimlerden istenilen bilgi ve belgelerin toplanarak ilgili kuruma göndermek,
12-Görev alanına giren ve Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
 
Genel Evrak ve Arşiv Birimi
MADDE 9- Genel Evrak ve Arşiv Birimi;
1- Belediye Başkanlığına gelen ve Belediye Başkanlığından giden evrakların tasnifi, kayıt edilmesi ve havalesi yapıldıktan sonra zimmet karşılığı en  kısa zaman içinde ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
2- Posta ile gönderilecek evrakların işlemlerini yaparak kısa sürede PTT ye götürüp teslim etmek,
3- Belediyeye ait ilanların, ilgili Belediyemiz Birimleriyle koordineli olarak takibini,yayımını, bunlara ait avansların  ve Kredilerin alınmasını ve kapatılmasını sağlamak,
4- Yargı organları,kurum ve kuruluşlardan ilan edilerek halka duyurulması  gereken yazıları Belediye ilan tahtasında süresi içerisinde ilan edilmesini sağlamak ve bu konu ile ilgili tutanakları tanzim ederek ilgili kurum ve kuruluşlara sonucu bildirmek,
5- Arşive teslim edilen evrakların servis, tarih ve fihristlerine göre dosyalatarak yerlerine yerleştirmek,
6- Arşivden istenen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek ve takibini yaparak işi bitenleri yerlerine koymak,
7- Arşivde bekleme süresini tamamlayan evrakları 6696 sayılı kanun ve buna ait nizamname, yönetmelik, genelge ve Encümen kararları doğrultusunda muhafaza etmek veya imhasına, heyet tarafından karar verilmesi halinde ilgili Kuruluşlara gönderilmesini sağlamak,
8- Arşivde bulunan evrak ve dosyaların korunması, muhafazası ve temiz tutulmasını sağlamak,
9- Görev ve hizmetin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü Müdürlüğe karşı sorumlu olmak,
10- Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak,
 
Meclis ve Encümen Birimi
MADDE 10- Meclis ve Encümen Birimi;
1-   Meclise ve Encümene ait yazıları hazırlamak, Meclise ve Encümene gelen evrakları karar defterine kaydetmek ve ilgili sütunlarına sonuçlarını işlemek,
2-   Meclise ve Encümene ait gündemde bulunan dosyaları düzeltip, gündemi hazırlayarak Meclis ve Encümen Başkanlığına sunmak,
3-   Belediye Meclisinde ve İhtisas Komisyonlarında görüşülen konulara ait kararların Meclis Başkanı ve İhtisas Komisyonu Başkanlarının hazırladıkları şekliyle kararları ve raporları yazmak, imza işlerini tamamlamak, takip etmek, gündem tutanaklarını  ve tutanak özetlerini hazırlamak, onaylatmak,
4-   Kararları, tüm bilgileri kapsayacak şekilde yazmak. Karar metinlerine ek liste düzenlememek. Listelerin uzunluğu gözetilmeksizin karar metninin içine aynen almak ve kararda göstermek,
5-   Kararlar ve Karar Defterleri çok temiz ve düzgün olarak yazılır, karalama, kazımak ve okunamayacak şekilde çizmek suretiyle düzeltmeler yapılamaz,
6-   Yazılan Kararları incelemek, yanlışlık olmadığını tespit ettikten sonra karar metnini çoğaltmak, paraf  var ise parafları imzalamak,
7-   Kararlara karşı olan üyelerin karşıt görüşlerini karar metnine aynen almak ve üyelerine imzalatmak,
8-   Yazılan Meclis Kararlarının ilgili yasa ve Yönetmelikler çerçevesinde ilgili kurumlara göndererek neticesi hakkında İlgili Müdürlüğe bilgi vermek, 
9-   Meclis Karar defterinin düzenli tutmak, imzalarının tamamlanmasını sağlamak,
10- Meclis, Komisyon ve Encümen üyelerinin imzalarını takip etmek, eksik imzalar tamamlandıktan sonra saklamak,
11- Meclis ve Encümen Karar örneği almak isteyenlere makbuz karşılığı bizzat Başkanlık Makamının yazılı emri üzerine verilmesini sağlamak,
12- Meclis ve Encümen Karar ve Tutanak asıllarının bir suretinin ayrı bir dosyada saklanmasını sağlamak ve kaybolmamasına özen göstermek,
13- Meclise ait dosya ve kararların, tutanak ve karar defteri vs. gibi evrakın mahkeme ve diğer resmi kurum ve kuruluşlarca  inceleme yapacak bilirkişilere Başkanlık Makamının yazılı emri ile vermek, evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu onaylandıktan sonra asıllar ilgiliye, kopyaları asılları gelinceye kadar dosyasında   saklamak,
14-Kent Konseyine ilişkin tüm işlemleri yürütmek,
15-İşlemi biten evrakların ilgili birimlere ulaşmasını gecikmeden sağlamak,
16-Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak,
 
Evlendirme Birimi
MADDE 11- Evlendirme Birimi;
1-Evlendirmeye dair müracaatları kabul ederek, mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak,
2-Gerektiğinde evlenme akdini nikah salonu dışında yapmak ve buna ilişkin kayıtları, kütükleri ve gerekli tüm dosyaları tutmak,
3-Evlenme akdi yapmak, aile cüzdanı düzenleyip vermek,
4-Evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak, evlendirme işlemleri için tüm yazışmaları yapmak,
5-Evlenme kütüklerini kurallara uygun olarak, gerekli kayıt, numaralandırma kütüklerin ayrımı, kapatılması işlemlerini de içerecek şekilde tutmak,
6-Evlendirme İşlemlerine ait İstatistiki bilgileri tutmak, raporlar düzenlemek ve üstlerine sunmak,
7-Evlendirme evrakına ilişkin arşiv oluşturmak,
8-Kütük ve evlenme bilgilerini bilhassa su, sel ve yangınlara karşı emin yerlerde muhafaza etmek,
9-Hizmete ilişkin basılı evrakı temin etmek,
10-Belediye Nikah salonlarının büro tören yeri ve çevresini düzenlemek, korumak, temizliğini yaptırmak ve her an hizmete hazır halde bulundurmak,
11- Belediye Nikah salonlarındaki fotoğraf, video, çiçek ve benzeri hizmetleri temin hususunda Belediye ve ilgili ticari kuruluşlar arasında yapılan sözleşmelerin şartlarına uyulup uyulmadığını denetlemek.
12-Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak,